Já parou para pensar em quantos e-mails são enviados por você diariamente no dia a dia do trabalho?

Você utiliza e-mail profissional para se comunicar no seu escritório?

Uma das dúvidas mais comuns de quem começa a pensar na sua marca é sobre os motivos de ter um e-mail profissional para consultório odontológico ao invés dos tradicionais e gratuitos, como Yahoo, Gmail ou Hotmail.

Para quem deseja agregar valor ao seu negócio é primordial pensar na forma como se comunica com seus pacientes, fornecedores e todos que se relacionam com a sua empresa. Nesse ponto um e-mail profissional é indispensável.

Esses questionamentos são fundamentais para entendermos a diferença entre um e-mail profissional e um e-mail de conta gratuita, como Gmail, Yahoo ou Hotmail.

Afinal, você sabe qual é o tipo ideal de e-mail para escritório de contabilidade?

Mas não é só isso, investir em um endereço de e-mail da sua clínica pode ser fundamental para várias outras estratégias de branding e de marketing. Quer saber mais? Continue a leitura!

Qual a diferença entre um e-mail profissional e um de conta gratuita?

Ferramenta indispensável para a troca de mensagens com seu público interno e externo, o e-mail gratuito e o profissional têm basicamente as mesmas funcionalidades: ambos permitem a criação de uma agenda; o registro de contatos; e , claro, o envio de textos, imagens, áudios, vídeos, entre outros formatos de arquivo.

As principais diferenças estão na capacidade de armazenamento, quando, geralmente, o correio eletrônico profissional oferece mais espaço; e na personalização do endereço, quando o seu e-mail terá a nomenclatura do seu negócio após o “@”. Ou seja, em vez de “escritoriodecontabilidade75@gmail.com”, seu endereço de e-mail profissional poderá ser “contato@escritoriodecontabilidade.com”.

As oportunidades criadas por um e-mail profissional

A grande diferença, contudo, está na forma como você se apresenta ao seu público-alvo. Hoje em dia, o e-mail pode ser encarado como um verdadeiro cartão de visitas. Se você não se atenta a forma como se apresenta poderá passar uma imagem de descaso ou até de pouco profissionalismo.

Um e-mail profissional é capaz de atestar a idoneidade da mensagem recebida, reduzindo as chances de ela ir parar no SPAM ou do seu paciente ou fornecedor nem sequer abrir o seu e-mail.

Vantagens de investir em um e-mail profissional para o seu consultório

Você já notou que usar um e-mail profissional pode ajudar muito na divulgação e no fortalecimento da sua marca, reforçando a ideia de credibilidade e de profissionalismo do seu trabalho, não é mesmo?

Mas não é só isso. Veja algumas vantagens de investir nesse tipo de e-mail e parar hoje mesmo de usar as contas gratuitas.

Padronização dos endereços da equipe

Por exemplo: não dá para padronizar os e-mails dos seus colaboradores ao criar uma conta gratuita no Gmail, Yahoo ou Hotmail.

Nesses casos, os endereços seriam escolhidos a partir da disponibilidade de cada empresa, podendo, portanto, os e-mails do seu consultório ficarem diferentes um do outro, o que dificultaria a identificação pelo seu público— tópico que falaremos em seguida.

Já com o e-mail profissional cada serviço da empresa poderia ser identificada por área, por exemplo: recepcao@escritoriodecontabilidade.com; financeiro@escritoriodecontabilidade.com ou comunicacao@escritoriodecontabilidade.com.

Permite a organização das contas de e-mail

Com um e-mail profissional você poderá criar contas diferenciadas para cada pessoa da sua clínica, por exemplo: recepção@escritoriodecontabilidade.com.br, dentista@escritoriodecontabilidade.com.br, radiologia@escritoriodecontabilidade.com.br e assim por diante.

Isso facilita muito para quem recebe os seus e-mails, afinal essas pessoas sabem com quem estão falando e também entendem para quem devem enviar suas mensagens.

Mesmo que o seu funcionário deixe o quadro da sua clínica, ainda assim você continuará com um e-mail específico para aquele cargo, facilitando que a pessoa que assumir a função possa dar continuidade aos trabalhos.

Melhora a reputação do seu site

A reputação do domínio do seu site é algo muito importante porque influencia diretamente no ranqueamento nos mecanismos de pesquisa, como o Google.

O que isso significa? Que se o seu site tem uma reputação ruim, quando alguém procurar por contadores na sua especialidade e na sua área poderá não encontrar o seu site.

Se você usa um e-mail com domínio próprio, sua marca passa a ser fortalecida na internet, melhorando a autoridade do seu domínio e gerando mais credibilidade.

Credibilidade

Essa é uma das principais vantagens que devemos destacar ao utilizar o e-mail profissional para o seu escritório de arquitetura. Com ele é possível transmitir uma imagem positiva e de confiança, através de mensagens profissionais escritas com cordialidade e enviadas por um e-mail de domínio próprio registrado com a sua marca.

O e-mail profissional deve ser usado para tratar de assuntos extremamente profissionais e garantir um bom posicionamento de marca, além de trazer novas conquistas e reconhecimento para o escritório.

Ah, não se esqueça de fazer uma assinatura de e-mail personalizada para cada membro sua equipe, esse é outro ponto que gera muita credibilidade aos olhos do cliente!

Organização

Como o e-mail profissional é a representação da sua marca, ele é extremamente importante para a organização dos processos internos da empresa. Por isso, analise as ferramentas que o domínio do seu escritório de arquitetura oferece e aproveite para alinhar pontos importantes com a sua equipe.

Uma forma bem flexível de fazer isso é criando pastas ou documentos com temas relevantes para separar os assuntos discutidos dentro do escritório, como por exemplo “projetos em andamento”, “orçamentos”, “assuntos gerais”. Assim, ficará mais fácil de localizar um assunto em específico e você não precisará ficar perdido caso precise lidar com alguma urgência.

Segurança

O e-mail utilizado no dia a dia do trabalho é de total prioridade da empresa. Ou seja, os gestores podem ter acesso ao e-mail profissional de cada funcionário para garantir uma segurança maior das mensagens que entram e saem de cada e-mail.

Esse é um assunto bem polêmico, por isso a recomendação do próprio Tribunal Superior do Trabalho é que informações prévias de todos os usos adequados do e-mail profissional sejam repassadas na contratação. Tudo para não acontecer interferência entre vida pessoal e profissional e preservar a imagem do escritório.

Uso de e-mail marketing

Com base no endereço eletrônico profissional, é possível ainda automatizar o envio de mensagens para sua base de clientes, como o envio de cartões de aniversários, lembretes de consultas, bem como criar campanhas, ações de relacionamento para fidelizar seu público e aumentar as possibilidades de expansão do seu consultório.

Ou seja, o e-mail profissional pode ser o ponto inicial para quem deseja divulgar seus serviços de uma maneira mais sistematizada.

Embora as funcionalidades de uma conta de e-mail gratuita e um serviço profissional sejam bem parecidas, a grande vantagem da segunda opção está ligada a um bom posicionamento de imagem do seu escritório no mercado. Se o seu desejo é transmitir profissionalismo e credibilidade, um correio eletrônico personalizado será um ótimo aliado.

Bom, agora que já sabe as principais diferenças entre o Gmail, Yahoo ou Hotmail e um e-mail profissional, que tal difundir esse conhecimento e também ajudar seus amigos na comunicação das próprias marcas?

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